Personuppgiftspolicy

Behandling av personuppgifter

Inom SBF arbetar vi systematiskt med informationssäkerhet och dataskydd för att säkerställa en säker hantering av information och personuppgifter. Vi har implementerat lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter från obehörig åtkomst, röjande, förlust, ändring, förstörelse eller annan olaglig behandling.

Det är viktigt för oss att du är informerad om hur vi behandlar dina personuppgifter.

Vi behandlar personuppgifter när du söker bostad, när du sedan blir hyresgäst hos oss och även en tid efter att ditt hyresavtal hos oss har upphört. Vi behandlar även personuppgifter om dig som arbetssökande när du söker arbete hos oss. Om det är relevant och lämpligt kan specifik information avseende behandlingen av personuppgifter framgå av avtal, på webbplats och av andra dokument som avser våra tjänster.

En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exempel ditt namn, din adress, dina kontaktuppgifter som telefonnummer och e-postadress.

Personuppgiftsansvariga

Det är SBF Fonder AB, 556644-0870, Svenska Bostadsfonden Services AB, 556737-3153 och hyresavtalstecknande fastighetsbolag som är gemensamt personuppgiftsansvariga för de personuppgifter som vi samlar in och behandlar i samband med förvaltning av hyresfastigheter och hyresadministration. 

Personuppgiftsbehandlingar

3.1  När du söker lägenhet och erbjuds bostad hos oss

När du söker lägenhet hos oss samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du söker lägenheter hos oss. Om du inte önskar stå kvar som sökande kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi exempelvis uppgifter om din ekonomi, om din anställning och uppgifter om hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och från Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från de referenspersoner du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver vi behandla dessa uppgifter. Personer med delgivningar och skuldsaldon hos Kronofogdemyndigheten erbjuds inte visning av lägenhet eller lokal.

Vi sparar dina uppgifter så länge de är relevanta och aktuella. Kreditupplysningar, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du söker lägenhet men inte uppfyller kraven i vår kredit- och uthyrningspolicy, och vi därför inte kan godta dig som hyresgäst, kommer vi dock att bevara dina personuppgifter i tre månader från det att vi har gjort en prövning.

Vad ingår i behandlingen	Vilka personuppgifter vi använder	Laglig grund
Under kötiden behandlar vi dina personuppgifter för att administrera din intresseanmälan eller ansökan och plats i eventuell kö samt för en första bedömning av om vi har en lägenhet att erbjuda dig.	Vi behandlar Kontaktuppgifter (såsom namn, personnummer eller samordningsnummer, adress, e-post, telefon), uppgift om ombud eller företrädare, kötid/köplats, önskemål om bostad (exempelvis hyresnivå eller handikapplats), språkpreferenser, ekonomiska förhållanden, familjeförhållande, arbetsgivarens namn, adress och telefonnummer, med uppgift om referensperson.	Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna säkerställa identiteten på köande, administrera din intresseanmälan / ansökan inklusive att göra en första bedömning av om vi har bostad att erbjuda dig.
Om vi erbjuder dig en lägenhet  behöver vi behandla fler uppgifter om dig.	Utöver de uppgifter vi samlade in när du gjorde en intresseanmälan eller ansökan behandlar vi Ekonomiska uppgifter (såsom försörjningsuppgifter, kontonummer och andra betalningsuppgifter, kreditupplysningsuppgifter inklusive uppgifter från exempelvis kronofogden eller inkassobolag), uppgifter från de referenspersoner du uppgett såsom uppgifter om hur du skött ditt boende vad gäller hyresinbetalningar och i övrigt, anställnings- och arbetsgivarintyg.	Avtal. (Hyresavtalet) Behandlingen är nödvändig för att kunna erbjuda dig en hyreslägenhet och ingå avtal med dig.

Vi hämtar in uppgifter från dig, kreditupplysningsföretag och myndigheter. Kontroll av uppgifternas korrekthet samt komplettering och uppdateringar av dessa kan komma att göras genom avstämning mot register, såsom SPAR.

3.2  Under hyresförhållandet

När du blir hyresgäst hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver. Om du har skyddade uppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster i samband med att du gör en serviceanmälan till vår kundtjänst, för att tillhandahålla övrig service samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Vi kan också komma att använda oss av kamerabevakning av miljörum för att hantera störningsärenden, förebygga, upptäcka och utreda bl.a. skadegörelse och stöld. Vi har satt upp informationsskyltar om kamerabevakning där kameror finns. Kamerabevakningen är en del av vårt säkerhetsarbete och görs med stöd av vårt berättigade intresse att säkerställa trygghet och minska bl.a. skadegörelse. Vi strävar alltid efter alternativa åtgärder för att undvika kamerabevakning, att behandla inspelningarna så kort tid som möjligt samt begränsa åtkomsten internt. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra kan marknadsföra produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag. Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden eller andra berörda myndigheter.

Vad ingår i behandlingen	Vilka personuppgifter vi använder	Laglig grund
Vi behandlar dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, sammanställer underlag för debitering baserat på förbrukning av exempelvis el, vatten eller värme, när vi skickar ut information till dig som du behöver som hyresgäst, när du kontaktar oss, vid hantering av felanmälningar och underhållsåtgärder i din lägenhet, för nyckeladministration, vid behandling av ansökningar om andrahandsupplåtelser eller lägenhetsbyte och vid hyresförhandlingar. Vidare kan vi komma att behandla uppgifter om dig för att tillvarata rättsliga anspråk om du bryter mot hyresavtalet eller dina förpliktelser som hyresgäst i övrigt.	Vi behandlar Kontaktuppgifter, kontonummer och andra betalningsuppgifter, betalningshistorik, uppgifter om åtgärder som ska utföras i lägenheten och som är nödvändiga för tillträde. För att tillvarata rättsliga anspråk med anledning av avtalet kan vi komma att behandla uppgifter om exempelvis störningar, otillåten användning eller överlåtelse av lägenheten, meddelanden till socialnämnden i anledning av betalningsförsummelser eller störningar eller andra förhållanden som kan ligga till grund för att hyresavtalet ska upphöra eller krav mot dig.	Avtal (Hyresavtalet)
Vi kan även komma att behandla dina personuppgifter i samband med exempelvis drift av huset, vid kamerabevakning bl.a. för att upptäcka och utreda skadegörelse, om du använder bokningssystem eller elektroniska nycklar, för att erbjuda information på annat språk än svenska, hantera ärenden om bostadsanpassning och för försäkrings- och skadeadministration.	Vi behandlar Kontaktuppgifter, lägenhetsinformation, boknings- och passageloggar i elektroniska nyckelsystem, rörliga bilder språkpreferenser, uppgifter om bostadsanpassning av lägenheten (vi behandlar endast uppgifter om hälsodata om du lämnar sådana till oss) och uppgifter nödvändiga för hantering av skade- och försäkringsärenden.	Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna förvalta fastigheten på att rationellt sätt och tillgodose önskemål om bostadsanpassning.

Uppgifterna samlas in i samband med att avtal tecknas och senare när du kommunicerar med oss. Vidare skapas uppgifter om dig under hyresförhållandet (exempelvis om din el- och vattenförbrukning, bokningar du gör och passageloggar). Kontroll av uppgifternas korrekthet samt komplettering och uppdateringar av dessa kan komma att göras genom avstämning mot t.ex.SPAR.

  3.3. När hyresförhållandet är slut

Vi kommer att gallra och rensa personuppgifter om dig när du flyttat från din lägenhet men vissa uppgifter måste vi spara i minst två år därefter exempelvis hyresavtalet och beslut från socialnämnden. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial exempelvis betalningar, kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande år.

Vi behandlar dina personuppgifter för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser såsom exempelvis bokföringsskyldighet, att uppfylla registrerades rättigheter enligt dataskyddsförordningen eller skyldigheter vi har som fastighetsägare eller fastighetsförvaltare.

Vad ingår i behandlingen	Vilka personuppgifter vi använder	Laglig grund
Bokföringsskyldighet. Vi behandlar uppgifter om dig som förekommer i verifikationer och annan räkenskapsinformation (bokföringsunderlag) för att fullgöra vår bokföringsskyldighet. Vi behandlar dina personuppgifter för att tillgodose dina rättigheter som registrerad enligt dataskyddsförordningen (ex. rätt till information eller rätten att bli bortglömd).	För bokföringen använder vi uppgifter som förekommer i dokument som utgör bokföringsunderlag (exempelvis fakturor, kvitton och avtal). För att uppfylla dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen använder vi namn, personnummer eller samordningsnummer, kontaktuppgifter och ärendespecifik information.	Rättslig förpliktelse

 

3.3     Personuppgiftsbehandling vid rekrytering

Det bolag där du söker anställning eller praktik är personuppgiftsansvarigt för den behandling av dina personuppgifter som görs inom ramen för rekrytering. Det framgår alltid tydligt i samband med annonsen vilket bolag som tjänsten avser.

Vad ingår i behandlingen	Vilka personuppgifter vi använder	Laglig grund
När du söker annonserad tjänst Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att bedöma dig inom ramen för rekryteringsprocessen	Namn, telefonnummer, adress, e-post, födelseår samt de övriga personuppgifter du väljer att lämna i samband med ansökning eller på intervju.	Berättigat intresse
När du skickar in en spontanansökan till oss. Vi behandlar dina uppgifter i syfte att bedöma dig inför ev rekryteringsbehov.	Samma som ovan	Berättigat intresse

3.4     Du som besöker vår webbplats och sociala medier

På vår webbsida SBF Bostad används cookies, mer information om detta finns i vår Cookiepolicy Cookies – SBF Bostad.

Vad ingår i behandlingen	Vilka personuppgifter vi använder	Laglig grund
Vår webbplats använder sig av cookies. En cookie är en liten textfil som lagras på din dator och innehåller information. Vissa cookies innehåller personuppgifter men inte alla. För att läsa mer om cookies läs mer i vår cookiepolicy Cookies – SBF Bostad.	Se Cookies – SBF Bostad.	Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att förenkla och förbättra ditt besök på vår webbplats För icke-nödvändiga cookies krävs ditt samtycke. Du kan när som helst ändra dina cookieinställningar genom att klicka på ikonen för samtyckesinställningar på vår webbplats. Detta gör att du kan återbesöka cookiebannern och hantera dina val eller dra tillbaka ditt samtycke omedelbart.

Vi behandlar dina personuppgifter när du besöker oss på sociala medier för att kommunicera med dig. I vissa fall behandlar vi uppgifterna gemensamt med det företag som tillhandahåller plattformen. Vi använder sociala medier för marknadsföring och för kommunikation.
Vad ingår i behandlingen	Vilka personuppgifter vi använder	Laglig grund
Vi behandlar dina personuppgifter för att besvara frågor och i övrigt kommunicera med dig genom plattformen.	Vi behandlar ditt namn och e-postadress och den information du skickar till oss eller laddar upp på våra sidor.	Berättigat intresse. Ditt och vårt intresse av att kunna interagera med dig.

Mottagare av personuppgifter och personuppgiftsbiträden, samt överföring utanför EU/EES

Vi kan uppdra åt en partner eller leverantör att utföra de behandlingar som specificeras, det vill säga anlita personuppgiftsbiträden för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi tillämpar personuppgiftsbiträdesavtal med våra leverantörer för att säkerställa korrekt behandling. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Dina rättigheter

När dina personuppgifter behandlas av oss har du vissa rättigheter. Du kan läsa mer om dem nedan och vill du ha hjälp av oss rörande dessa rättigheter kontaktar du oss enklast här info@sbfbostad.se.

Du har rätt att:

• begära information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig och du kan begära en kopia av dessa (registerutdrag),
• få felaktiga personuppgifter korrigerade och du kan i vissa fall be oss att radera dina personuppgifter,
• invända mot behandling av dina personuppgifter som sker med stöd av den lagliga grunden ”berättigat intresse” samt begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas,
• få de personuppgifter som du lämnat till oss överförda till en annan personuppgiftsansvarig (rätt till dataportabilitet), och
• om du är missnöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter kan du göra en anmälan till Integritetsmyndigheten som är tillsynsmyndighet. Kontaktuppgifter till Integritetsmyndigheten hittar du här https://www.imy.se/om-oss/kontakta-oss/

Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta. Då ska vi upphöra med behandlingen. Om vår behandling av personuppgifter grundar sig på ditt uttryckliga samtycke, har du rätt att när som helst återkalla detta samtycke. Att återkalla ditt samtycke påverkar dock inte lagligheten av de behandlingar som redan genomförts baserat på samtycket innan det återkallades.

Din begäran om att utöva dina rättigheter bedöms utifrån omständigheterna i det enskilda fallet. Du kan närsomhelst utnyttja dina rättigheter genom att kontakta oss på  andrea.gradin@sbffonder.se.

Samtycke för behandling av känsliga personuppgifter

Vissa behandlingar av personuppgifter kan komma att kräva den rättsliga grunden samtycke (t.ex. behandling av känsliga personuppgifter såsom uppgifter om hälsa). Då kommer vi att hämta in ditt samtycke för just den behandlingen innan den påbörjas.

Uppdateringar och frågor
Denna personuppgiftspolicy är uppdaterad 2025-12-28.  Vill du ha mer information eller tillvarata dina rättigheter kontaktar du oss på andrea.gradin@sbffonder.se eller på telefon 0771-188220.